Un puesto clave en las empresas, el de Secretaria

 Un puesto clave en las empresas, el de Secretaria

La mejor secretaria, la más eficiente, la secretaria perfecta (o secretario)

El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria /o perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe /a perfecto una secretaria/o eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que “es cosa de dos”.

Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas, es la mejor con el ordenador y cosas por el estilo… es algo más.

Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles…

¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa. Damos algunos consejos.

La secretaria perfecta

10 características de la secretaria perfecta

Consejos para tener una buena secretaria.

1. El perfil de la secretaria perfecta.

Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

2. Secretaria = confianza.

Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discrección carácter, personalidad… es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.

Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante… Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.

4. La secretaria como gestora.

Una de las secretarias de alta dirección que tuve a suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firts class. Se preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Se aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe.

Me comentaba uno de los más altos directivos de América que su secretaria era la garantia de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha… En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular…

6. Saber estar: la imagen.

Un CEO amigo me confesaba que su secretaria conseguía que en el entorno de su oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad, discrección, forma de vestir, elegancia, la convertía en la señora de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos hasta su perfume.

7. Aprender, cursos especializados.

Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.

8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad.

Toda la información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones smartphones) para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo.  Ejemplos de algunas de estas herramientas (Agenda electrónica, comunicación directa -tipo whatsapp, hangouts-…).

9. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación.

Sobran explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.

10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa.

Hoy todas las personas tienen una “marca” personal que cuidar más allá de la marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin, Google+, Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo. No lo minusvalores.

¿Qué debe hacer una buena secretaria? 

HABILIDADES DE UNA SECRETARIA | Web Oficial EUROINNOVA

REGLAS DE ORO DE UNA SECRETARIA

A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o la profesión Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.

A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o la profesión.

Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.

La secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de las empresas o las entidades. Es más, ellas son las más conocedoras de la vida personal del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo.

A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde con las circunstancias del mercado y el desarrollo tecnológico, los valores y los principios de una buena secretaria siguen siendo los mismos desde el nacimiento del oficio.

En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha convertido, cada vez más, en una auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.

Qué valores se exigen a las secretarias para ejercer correctamente su carrera profesional?.

11 Estrictas reglas que debían seguir las secretarias en los años 50 ¡La #8 es incontrolable! | Difundir.ORG

Las siguientes son las 25 reglas de oro de la secretaria:

1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes.

2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para «echar una mano» y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.

3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.

4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.

5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta de su despacho y él encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar toda su furia. Asúmalo y mantenga la calma.

6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.

7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.

8- Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se adaptará en ese mismo sentido.

9- Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.

10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.

11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.

12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.

13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).

14- Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.

15- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación. Aunque cada vez son más las empresas que tienen sus propios departamentos de relaciones públicas, aún hay algunas que delegan estas funciones en su presidente o en su director general. En este caso, será usted quien desempeñe las mayor a de esas funciones.

16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.

17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.

18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.

19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.

20- Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más «maduros»), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras lenguas.

21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.

22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades, siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.

23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto manejo del teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas: si llama por la mañana es más fácil encontrar a la gente; quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar los datos llegados por teléfono, etc.

24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus gustos y prioridades.

25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de todos los éxitos y se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás no hubiera sido posible.

 

Fuente: euroresidentes.com /eltiempo.com

 

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